Una vez que realizaste la descarga inicial de todo aquello que puede significar una acción, sueño o idea por hacer, puedes pasar a la siguiente fase, que será repetida cuantas veces sea necesaria; si es posible en un día específico de la semana, o en cualquier momento que lo requieras.
Se trata del ciclo: Recopilar, Procesar, Organizar y Revisar.
Recopilar
Cada vez que te sientes a definir tus acciones prioritarias del día o de la semana, será necesario que primero descargues lo que necesites en lo que vamos a llamar tu Bandeja de entrada o Inbox. Esta puede ser real o virtual, para ello puedes utilizar la App que te guste. Yo recomiendo Things. En ella puedes descargar, en cualquier momento, esas ideas repentinas, sueños, frases, links y notas que surgen durante el día. Te recomiendo que diseñes tu propio sistema de etiquetas para que puedas encontrarlas fácilmente cuando requieras acceder a ellas. Pero de las etiquetas hablaré en otra ocasión.
Otra App que recomiendo ampliamente es Evernote. En ella toman lugar las notas de todas mis reuniones, las cuales se van de manera automática a una carpeta también llamada Inbox. Esto quiere decir que manejo dos bandejas virtuales, una en Things para toda idea repentina y otra en Evernote para reuniones y lo que más adelante llamaré Proyectos. Pero existe una tercera bandeja, aunque esta es real, que uso para poner todo lo que no tiene un lugar definido en mi casa y oficina, para en el momento de la revisión, darle el lugar que le corresponde.
Procesar y Organizar
En esta fase tienes que preguntarte, en primera instancia, si lo que estás revisando tiene una importancia significativa para ti; en caso positivo continúa con el proceso de organización, si no, simplemente envíala al basurero.
Si lo que estás revisando implica una acción que toma menos de 2 minutos, entonces: Hazlo. Si tienes un equipo y alguien más puede hacerlo, o le corresponde hacerlo: Delégalo y manda esa accíón a una carpeta titulada: En Espera.
Si piensas que tomará más tiempo y puedes hacerla después, colócala en una carpeta que vas a llamar: Acciones Siguientes, pero si tiene una fecha específica para ser llevada a cabo, deberás ponerla directo en tu Agenda.
Si implica varias acciones para llevarlo a cabo, entonces se trata de un proyecto y deberás ponerlo en una carpeta llamada: Proyectos.
Si lo que estás revisando no implica una acción, pero es importante para alguno de los proyectos, la enviaras a una carpeta llamada: Referencias.
Si se trata de algo que haces de manera periódica, lo pondrás en una carpeta llamada: Listas de control.
Finalmente, si se trata de ideas locas y sueños guajiros que no puedes hacer pronto, los pondrás en una carpeta de incubación de ideas, titulada: Tal vez / Algún día.
A lo largo de las siguientes semanas retomaré cada una de estas áreas que conforman el mapa de acción del Método Getting Things Done.
Revisión
Esta fase es la más importante de todas, pues implica la creación de un hábito. La recomendación del autor de este Método es que se realice mínimo una vez a la semana, aunque si tu naturaleza humana te lo permite, puedes hacerlo todos los días.
Revisar implica poner en acción toda la estructura recién descrita. Se sugiere que cuando revises, aproveches para darle una última revisada a tus pendientes, para que no falte ninguno en tu Bandeja de entrada. De este modo la revisión se convierte en un espacio para la descarga de aquello que aún guardas en la mente, pues se trata de liberarla completamente. Luego viene el procesamiento y la organización de las cosas en sus respectivas carpetas, para entonces comenzar el ciclo de nuevo.
La semana siguiente explicaré el concepto de Acciones siguientes, las cuales forman parte de nuestros proyectos, mismas que esperan un momento libre de tu día para llevarlas a cabo. Y es que si algo provoca este método, es una constante, permanente y palpitante invitación a la acción, pero de manera organizada.
Eleno Guzmán Gutiérrez
30 de enero de 2021 | Guadalajara, Jalisco
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